Dahulu, orang mengandalkan surat yang diantarkan dari satu ruangan ke ruangan lain untuk menyampaikan pesan antar divisi. Namun, sejak email datang dan menjadi hal yang wajar, peran surat bisnis ini perlahan – lahan mulai tergantikan.
Akan tetapi, seiring dengan semakin berkembangnya teknologi, dan juga informasi yang semakin mudah diakses serta ditemukan, orang tidak lagi terbiasa untuk menjawab setiap email yang masuk. Bahkan tak jarang, email yang penting juga ikut terabaikan.
Lalu bagaimana jika anda menggunakan email untuk urusan bisnis? Akan sangat riskan bagi anda jika email bisnis yang masuk tidak terbaca atau bahkan tidak ditindak lanjuti hanya karena email tersebut terlewat atau lupa dibaca. Karena itu, sebenarnya ada beberapa hal yang bisa anda lakukan agar email bisnis anda bisa efektif dalam penggunaannya. Globalcybermedia merangkum 5 cara mengekfektifkan email bisnis anda.
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu anda perhatikan saat mengirim atau menggunakan email bisnis:
1.Buat subject yang ringkas dan tepat
Subject pada email merupakan salah satu cara paling mudah yang digunakan oleh seseorang untuk mengidentifikasi sebuah email yang masuk. Karena akan sangat memakan waktu jika penerima email anda harus mengecek satu per satu setiap email yang masuk hanya untuk menemukan satu email yang mereka butuhkan.
Selain itu, dengan menggunakan subject yang jelas, penerima email anda dapat dengan mudah mengklasifikasi email yang mereka terima dari anda sebagai sesuatu yang penting atau bukan. Dahulu, banyak orang memanfaatkan fitur bendera “Prioritas” untuk membuat email mereka terlihat penting. Akan tetapi, karena banyak orang menggunakan fitur ini, maka efektivitas fitur ini menjadi tidak lagi berdampak.
2.Salam pembuka yang tepat
Sebagian besar orang melewatkan bagian salam pembuka ini saat mengirim sebuah email. Akan tetapi, sebenarnya salam pembuka ini akan sangat memudahkan penerima untuk mengetahui untuk siapa sebenarnya email tersebut ditujukan. Sehingga hanya orang yang dituju yang akan membuka dan membalas email tersebut. Perhatikan juga agar tidak membuka email bisnis yang tidak ditujukan untuk anda. Apalagi jika email yang digunakan adalah email tim. Karena hal tersebut dapat membuat rekan satu tim anda merasa kesulitan.
3.Gunakan ejaan dan tata bahasa yang benar
Anda dapat menyesuaikan email bisnis yang anda kirim dengan apa yang dikirim oleh rekan anda. Jika rekan anda menggunakan bahasa yang baik dengan ejaan dan tata bahasa yang tepat, maka gunakan ejaan dan tata bahasa yang sama dengan rekan anda. Beberapa orang mungkin tidak masalah untuk menggunakan bahasa singkatan atau kata populer dalam email mereka, tapi jika anda ingin membuat email anda terkesan profesional, maka sebaiknya anda tetap menggunakan ejaan dan tata bahasa yang benar dalam email yang anda kirimkan.
4.Sampaikan hanya bagian pentingnya saja
Tidak ada orang yang suka dengan informasi yang bertele – tele. Begitu pula dengan penerima email anda. Saat anda mengirimkan email, pastikan isi email yang anda kirimkan memiliki informasi yang cukup dan tidak bertele – tele. Sehingga orang yang menerima email anda bisa dengan mudah mengetahui informasi penting yang ingin anda sampaikan melalui email tersebut.
5.Closing yang jelas
Pada bagian penutup email, pastikan anda telah mengakhirinya dengan tepat. Sampaikan apa yang anda harapkan dari penerima email dan juga kapan waktunya. Jika anda tidak menyampaikan ini dengan baik dan spesifik di bagian penutup, bisa jadi anda tidak akan mendapatkan respon atau tindakan sesuai dengan apa yang anda harapkan.
Nah , setelah membaca beberapa tips diatas, sekarang giliran anda mempraktekkannya pada kegiatan email marketing anda!